Las 5 S en la vida cotidiana

Las “5 S” es un sencillo sistema de gestión japones que en sus inicios fue inventado por personal de la Toyota para mejorar su entorno laboral y por lo tanto aumentar su productividad. En la actualidad, este mismo sistema puede ser aplicado a la vida de cualquier persona para traer no solo orden a la misma, sino una mayor simplicidad que se traduciráen menores preocupaciones, más tiempo libre para disfrutar y una mayor salud mental, veamos porque.

En su forma original el sistema de las 5 S perseguía determinados objetivos de productividad empresarial, y cada una de ellas tenia un objetivo específico que cumplir para entre todas fomentar la mejora continua. La siguiente tabla describe cada una de ellas.

Denominación

Concepto Objetivo particular
Español Japonés
Clasificación Seiri Suprimir lo innecesario Identificar entre los elementos necesarios e innecesarios
Orden Seiton Ser más ordenado Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz
Limpieza Seisō Ser limpio Mejorar y mantener la limpieza de los lugares de trabajo
Normalización Seiketsu Señalar anomalias Detectar situaciones irregulares o anómalas, mediante normas sencillas y visibles para todos.

Mantener la disciplina

Shitsuke Ser persistente

Hacer lo necesario para mantener el cambio realizado.

Los japoneses descubrieron que si esto era aplicado, se mejoraban las condiciones de trabajo en general, se reducia el gasto de energía, se reducía el número de accidentes y se mejoraba la calidad en general de todos los procesos. Aunque en esencia son sencillas, los resultados de estas se encuentran sujetos a una disciplina y compromiso de cumplimiento de cada una de las “5 S”. Como todo en esta vida, no sirve si no llevado a la práctica.

Ahora que entendemos de forma general cual era la visión empresarial de esta estrategía, podemos observar que todas ellas pueden ser aplicadas sin problema alguno a la vida cotidiana de cualquier persona en cualquier contexto en que esta se desarrolle.  El espíritu que da base a esta filosofía se puede resumir en los siguientes puntos:

  • Respetarnos a nosotros mismos, en todos los aspectos.
  • Respetar a quienes nos rodean, ya que ellos son tan importantes como nosotros.
  • Lo más importante ante todo es la voluntad de hacer las cosas.
  • El secreto del éxito está en confiar en nosotros mismos.
  • Debemos siempre ver la manera en que hicimos las cosas hoy, y buscar puntos de mejora.
  • Intentar siempre tener metas que alcanzar por pequeñas que estas parezcan. Todo lo que ahora es grande comenzó con algo pequeño.
  • Pensar en cómo hacer aquello que nos hemos propuesto, y no pensar en que no se puede hacer.
  • Las mejores soluciones son las simples.
  • El proceso de cualquier cosa es tan importante como el resultado. Recordar que lo maravilloso de proponerse una meta no es en sí cumplirla, sino ver que se va cumpliendo.
  • Reconocer los obstáculos que nos limitan es el primer paso para mejorar.
  • Reconocer un problema no conduce a confesar un fracaso.
  • Ignorar un problema puede traernos mayores problemas a futuro.
  • La disciplina y el orden son la base de todo progreso.

Pero, ¿como podemos aplicarlas de manera práctica en nuestra vida cotidiana?

Seiri (suprimir lo innecesario)

Lo más díficil de este punto sería reconocer realmente aquello que es realmente necesario para nuestras vidas. Muchas veces creemos que aquello que tenemos es realmente lo que necesitamos y nos creamos una serie de historias mentales que buscan convencernos de ello. Ahora piensen realmente que de aquello que les rodea en el espacio que les rodea es realmente necesario o solo estan acostumbrados a su presencia. Pueden pensar talvez en términos de la utilidad, ¿me es realmente útil esto?, ¿realmente lo utilizo o solo me estorba?. Tambien pueden evaluar que tantos aspectos de su vida realmente dependen de ello o mejor dicho, si “eso” no estuviera, realmente su vida sería un desastre total o podrían vivir igual o mejor que ahora.

Estos puntos no solo pueden ser aplicados a aquellos objetos que vamos adquieriendo a lo largo del tiempo, sino tambien a las personas que nos rodean. Con esto no quiero decir que debemos solo relacionarnos con aquellas personas que nos dejen “algo” y parecer interesados. No, mejor pensemos en que tanto aquellas personas o relaciones realmente nos ayudan a desarrollarnos como seres humanos y seguir creciendo, o solo nos limitan. Es dificil reconocer esto, sobre todo en cuanto a las relaciones; ya que muchas veces creemos que porque ya tenemos mucho tiempo con alguien y lo hemos aceptado como es (con defectos y virtudes), es la mejor persona que podemos tener a nuestro lado y fomenta nuestro crecimiento. Sería mejor evaluar si esa persona o esa relación nos hace sentir felices y realizados, o solo somos presas de la costumbre y el compromiso mal entendido. El hecho de decidir o no llevar una relación de cualquier tipo con alguien, no debe involucrar culpa alguna, por el contrario es un derecho que todo ser humano tiene. Así que, evaluen la calidad de sus relaciones y desechen solo aquellas que resulten dañinas para ustedes en cualquier aspecto de su vida. Recuerden que despues de la tormenta viene la serena calma.

Seiton (ser más ordenado)

Pensar en orden en el medio que nos rodea parece sencillo y solo requiere de esfuerzo. Esfuerzo encaminado a realizar algo para que las cosas esten mejor “acomodadas” de lo que estan hoy.  Volteen a su alrededor y evaluen, ¿realmente existe un orden?, y no me refiero a un orden obsesivo, no; sino a un orden que nos permita en el momento en que necesitemos algo sepamos exactamente en donde se encuentra. En mi experiencia he conocido a pocas personas a las que realmente les guste tener todo “tirado” a su alrededor y que no se incomoden por ello. Pero incluso estas personas suelen molestarse o estresarse cuando no encuentran algo, pero aún así admiten gustar del desorden, con lo cual puedo inferir que existe dentro de ellas un sesgo de insatisfacción en lo que observan y en como se sienten. Inevitablemente un ambiente desordenado nos llevará a tener que ocupar más energía de la necesaria para realizar cualquier tarea ya que primero hay que intentar poner cierto orden “express” en todo el desorden para iniciar algo, solo para más adelante al continuar realizando dicha actividad darnos cuenta que necesitamos otra cosa y que necesitamos otra vez recurrir a nuestra técnica de emergencia… como vemos, es un circulo vicioso que nunca terminará. hablando de espacios físicos, siempre será mejor mantener cierto orden en la medida que nos sea posible y dejar en muchas ocasiones de excusarnos tras nuestras múltiples actividades y seguir fomentando la cultura del desorden y la pereza.

En términos más de la vida personal, pensemos en el orden como tener en claro las reglas que rigen nuestra vida. Saber el porque hacemos lo que hacemos y hacia donde nos dirigimos nos ahorrárá demasiada energía física y sobre todo mental, ya que siempre tendremos claro que hacer despues de cada paso que demos. Si bien es cierto que siempre habrán cosas que nos desestabilicen en nuestro andar cotidiano, tambien es cierto que si tenemos una base firme de convicciones, siempre podremos regresar a nuestro camino original y continuar andándolo. A nivel mental el orden podría traducirse en realizar actividades que promuevan el equilibrio mental en nuestro ser en todos los aspectos que lo conforman físico, mental y espiritual. Todos necesitamos mantener cierto equilibrio para conservar la tan valorada salud, necesitamos cuidar nuestro cuerpo realizando actividad física que nos guste y cuidando lo que comemos; necesitamos cuidar nuestra mente evaluando a que y a quiens dedicamos tiempo, y evaluar si esto realmente nos ayuda a ser mejores o por el contrario nos produce muchas aflicciones. Tambien podemos adquirir esta estabilidad mental realizando actividades específicas que la promueven por ejemplo la meditación, el yoga, Tai Chi, el masaje y la muy huída pero necesaria y útil psicoterapia. Esta última es una gran herramienta muy poderosa que nos puede ayudar a transformar nuestra mente. Por último pero no menos importante está el equilibrio espiritual que para no entrar en detalles doctrinales de algun tipo, podría resumirlo como la busqueda de explicaciones que nos ayuden a entender nuestra existencia más alla de lo que siempre hemos creído. Imaginense como seres “ordenados”, suena muy bien…¿no?

Por ultimo el orden tambien puede establecerse en nuestras relaciones, estableciendo reglas claras y concisas de convivencia con quienes nos rodean, así todos viviremos más tranquilos y tendremos relaciones más constructivas y positivas. Recuerden no es lo mismo decir: ¿me entiendes? a ¿Me explicó?

Seisó (ser limpio)

Limpieza inmediatamente me remite a la imagen de mi mamá o mi papá tomando una escoba y un trapeador y dejando aseada toda la casa. En términos generales este enunciado resume a lo que se refiere este punto en cuanto a la limpieza de nuestros espacios. Al final recuerden que un espacio más limpio nos ayuda a prevenir enfermedades y a todos nos gusta tener un espacio limpio en el cual podamos vivir confiados y sentirnos seguros. Así que sino es por gusto -cosa que espero así sea- haganlo por su salud, cuidense ustedes y cuiden a los demás. Obviamente no solo me refiero a mantener limpio nuestra casa, sino tambien la casa de todos: el planeta. Recuerden tierra solo hay una y si no la cuidamos nosotros nadie lo hará…reflexionen.

Limpieza a nivel personal es un poco más dificil de definir, pero conserva la misma idea básica que la limpieza física: hay que quitar todo aquello que nos puede dañar. Piensen en sus adicciones de todo tipo: alcohol, cigarro, drogas, a las relaciones destructivas, a malgastar su dinero, a no ayduar a los demás, a solo pensar en si mismos, etc………, piensen en ellas e imaginense como una gran habitación llena de todas esas cosas y observen cuales de ellas sacarían de ahí para que todo se viera mucho mejor de lo que esta ahora. Esto obviamente requiere un gran compromiso de hacer y dejar ir. Hacer lo que sea necesario para limpiarnos y en caso de no saber consultar con alguien más y aprender; y dejar ir aquello que nos mantenía “sucios”, recuerden que todo cambia y no hay que aferrarnos a la permanencia de las cosas. Esto me recuerda otro grupo de recomendaciones que nos ayduarán mucho a mantener limpia nuestra mente: erradicar…prevenir…cultivar…cosechar.

Es saludable realizar todo lo que este en nuestras manos y sino pedir el apoyo a alguien más para erradicar aquellos aspectos de nuestra mente que nos hacen sufrir, prevenir su reaparición aprendiendo nuevas técnicas y herramientas que nos ayuden a hacerlo, cultivar aspectos positivos en nuetsra mente y cultivar tambien relaciones más positivas con personas positivas y por último cosechar todo ello “regandoló” con nuestra voluntad, compromiso, amor y disciplina. Así que los invito a limpiar su vida, veran que es más sencillo respirar.

Seiketsu (señalar anomalias)

En esta etapa es en donde se deben crear las bases para detectar posibles recaídas y saber que hacer y de que manera hacerlo para regresar todo a un equilibrio. En resumen, se trata de hacer lo necesario para mantener funcionando los cambios que los tres pasos anteriores han traído a nuestra vida. Es tener claro que queremos y observar que los cambios estan siendo positivos en nuestra vida, incluso si no parecen tener algo de positivo en un inicio. Es necesario que nosotros sepamos porque estamos intentando cambiar, cual es nuestra convicción al realizar cambios y sacrificios en dejar cosas y atraer nuevas a nuestra vida. Dejarnos en claro quienes somos y para que estamos en esta vida.

Esto no solo se reflejará en como nos relacionamos con nosotros mismos sino en como nos relacionamos con los demás. Serermos como un espejo en el que talvez los demás podrán observar aspectos que les gustaría cambiar de sí mismos y porque no podemos servir como ejemplo para hacerlo. Recuerda que el compartir el conocimiento no hace que se vaya de tí, por el contrario lo haces crecer.

Siempre hay que evaluar lo que hacemos desde este nuevo sistema de creencias más util y funcional que estamos creando. Más alla de lo que siempre nos han enseñado, ahora hemos puesto en práctica cosas nuevas que han llevado a su limite aquello que siempre habíamos hecho y por lo tanto nos encontramos en una mejor posición de saber con que nos quedamos de como solíamos ser y que incorporamos para ser mejores cada día. Es crecer. Y por último recuerda que si practicamos mucho el llevar a cabo los nuevos cambios, tarde o temprano se volveran hábitos y entonces ya ni siquiera pensaremos antes de hacer algo, simplemente saldrá de manera natural.  

Shitsuke (mantener el cambio)

Representa la consistencia que se requiere para no detener el proceso de cambio, aún cuando en momentos este parezca dificil o lleno de obstáculos. Recuerden que si Seiri, Seiton, Setsó y Seiketsu se llevan a cabo, tendremos muchas herramientas para enfrentar y traer de nuevo el equilibrio cuando este parezca perderse. Hablando en términos empresariales sería trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas, comprobando el seguimiento del sistema 5S y elaborando acciones de mejora continua, es decir, hacer con voluntad y cnstancia lo necesario para seguir cambiando y mejorando continuamente. Muchos creen que el no ser perfectos es un defcto, para mí es un mundo de oportunidades, ya que siempre habrá algo que mejorar. 

Se trata de evaluar objetivamente de manera continua nuestro cumplimiento de las 5S y en caso de ser necesario establecer las medidas adaptativas que se requieran para volver a nuestro equilibrio.

Recuerden este último paso es el más importante ya que sin él, todo el trabajo realizado puede venirse abajo y podemos creer que nada de lo que hicimos valió la pena, aún cuando esto no sea cierto.

A manera de conclusión podemos decir que el sistema de las 5S es un sistema debido que todos sus componentes interactuan entre sí para lograr el correcto funcionamiento de los demás. Es un sistema ejemplo de lo que es la cooperación, donde ningun punto es más importante que los demás, ya que no podrían existir eficazmente de manera independiente. Si bien es cierto que podemos poner en práctica solo una de las 5S y obtener “buenos” resultados, si llevamos acabo las 5, seguramente lograremos ser más productivos, felices y tendremos una mejor salud física, mental y porque no, espiritual.

Buen día

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